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一場大型活動策劃需要準備的設備、材料有哪些?

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一場大型活動策劃需要準備的設備、材料有哪些?

發布日期:2018-05-14 作者: 點擊:

 

大家都知道,策劃一場大型活動是相當復雜的工作。由于活動的規模太大,不但活動內容繁瑣,前期宣傳、工作人員安排相比普通活動來說,都要更加麻煩。上海大型活動策劃公司-悅來公關表示,想要避免低級錯誤的發生,準備工作一定要做好。

下面,我們就來看看大型活動策劃需要準備哪些物料?

1、充足的飲用水:不管是活動前期籌備還是活動的現場都應該考慮到要準備好充足的水給工作人員及領導與嘉賓引用。

2、地毯鋪設:不管是晚會舞臺上還是會議道路門口上的,目前大多的正式活動都必須鋪上地毯的。

3、燈光、音響設備安裝調試:現在的活動尤其是室外的活動大家都會用到燈光和音響,而這些設備一般大家都是沒有的,因此是要先去租借的,遵循一個定律,夠用就行,不需要增加一些新花樣,那沒有多大用處。

4、簽到本、中性筆、毛筆的準備:現今的很多活動都有簽到這一步驟,尤其是會議這種類型的,因此大家開始前就得要準備好簽到表和簽到筆,假如是畫展的話就得準備好簽到本與毛筆。

5、鮮花布場:很多活動的場景布置都得用到鮮花,;比如:在會議桌上、致詞臺上、茶幾上等,還有就是上臺獻的花環或是花束。這些花都需要按照不同場合事先準備好。

6、禮炮:許多晚會等類型的活動在開場或是結束的時候都會放禮花炮,因此在舉辦此類活動時大家要提前準備好,此時要安排好放禮花炮的工作人員。如果能省當然應該省下這個環節。

7、水果盤、紙巾準備:當今的社會越來越趨向人性化,因此很多活動的桌上大家都會擺放水果,不一定有多貴,但一定要正確,一般以新鮮、易食用等為準。當然,同時也要注意擺放抽式紙巾,以便嘉賓們用。

8、桌椅擺放:很多的活動都需要用到桌椅,尤其是室外的一些活動,這些桌椅我們都要提前借好擺放好。在條件允許的情況下最好增加桌布,讓人感覺更正式。

9、座位安排表及張貼的問題:應該提前就得劃分好區域,在座位貼上座位表。

10、領導座位簽(牌)的問題:在正式會議的桌前,晚會的領導以及嘉賓席等都需要提前擺放好座位簽(牌)。

11、帳篷的問題:有些在室外的活動大家要考慮到天氣變化的問題提前準備好帳篷,有什么作用呢?主要是用于音響、燈光和工作人員的避雨等。

12、預定工作餐的問題:通常重大活動和長時間的活動要提供工作餐,不然實在是太辛苦了。然,這只是組織的一種心意,不用要求吃得好,但要保證吃得飽。

13、觀眾衣著:有部分的活動要求觀眾的服裝的統一,那么我們得要按照活動的需求事前制作或是租借。

14、哨子、熒光棒:假如是晚會這一類型的活動我們為了活躍現場的氣氛應提前準備好哨子和熒光棒,活動之前發放給觀眾。在哪里買相信不用我多說吧,像那些批發市場都有。

15、小禮品準備:假如是游園活動或是晚會通常會有互動環節,大家自然還要準備一些小禮品送給積極參與活動的觀眾了。

16、提示板:如果是訪談這一類型的活動,我們為了保持隨時和主持人的聯系還應該準備好提示板。

17、借用禮儀服、鞋子、禮儀盤:很多的活動現場都得要用到禮儀,例如座談會或是頒獎典禮等活動,我們得提前聯系好禮儀隊,并提前準備好禮儀服、鞋子及禮儀盤等。

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公關活動策劃的4大黃金法則

對于悅來公關公司來說,策劃一場活動往往是費時費力的,而且并非你想的隨便搭個舞臺就開始表演節目,策劃這場活動之前你就要想好這場活動能給公司帶來怎樣的影響力,因此內容絲毫不能馬虎。今天悅來公關公司就帶大家了解一下公關活動策劃的4個黃金準則


一、目標量化,主題明確  

公關活動特別是大型公關活動往往耗費很多人力、物力、財力資源。目標一定要量化,只有量化目標,公關活動策劃與實施才能夠明確方向,才會少走彎路。只有提煉一個鮮明的賣點,才能把有關資源整合起來,從而完成活動目標。公關活動策劃需要創造這樣一個非常精采的高潮,要把這個高潮環節設計得更有唯一性、相關性、易于傳播性。

 

二、知己知彼,百戰百勝 

公關活動因其組織利益與公眾利益并重的特點,具有廣泛的社會傳播性,本身就能吸引公眾與媒體的參與,以活動為平臺通過公眾和大眾傳媒傳播。只有摸清自己的優劣勢,洞悉公眾心理與需求,掌握競爭對手的市場動態,進行綜合分析與預測,才能揚長避短,調整自身公關策略,贏得公關活動的成功。博得天策為91策劃的活動,就是全面調查市場現狀、受眾心理等一系列數據之后,策劃并執行的,取得了巨大的成功。  

 

三、策劃周全 ,操作嚴密 

活動策劃最重要的一點是周全。這是因為公關活動給我們的成功或失敗的機會只有一次。公關活動不是拍電影、電視,不能重來,每一次都是現場直播,一旦出現失誤無法彌補,絕不能掉以輕心。比如,博得天策為好孩子安全座椅策劃的活動,就全面考慮了每個細節,可謂是“細微之處見功力”。

 

四、未雨綢繆,巧化危機 

大型活動有一定的不可確定性,為了杜絕意外事件發生,公關人員在策劃與實施的過程中要抱有強烈的危機意識,充分預測到有可能發生的各種風險,并制定出相應的對策。已造成負面影響的,一種方法是及時向公眾謝罪,防止再發生,不同媒體建立對立關系,避免負面報道,策略性處理媒介與公眾關系,否則修復較難; 另一方法是,化危機為機遇,借助突發事件擴大傳播范圍,借助輿論傳播誠意,爭取公眾的支持,反被動為主動。



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